文书的专名，使文书区分为许多不同的种类，称为文种。

秦、汉以后形成的许多文种，可以概括为三大类：一是皇帝使用的各文种，称为诏令文书；二是臣僚上书皇帝使用的各文种，称为奏疏；三是各官府相互行文使用的各文种，称为官府往来文书。从唐代开始，国家对文种的名称有了明确的规定，以后宋、元、明、清各代也都有新的规定。清代规定的诏令文书文种名称有诏、诰、敕，是沿用明代文种；经常使用处理政务、告诫臣僚的文书称为谕旨，是新增的文种；制书在明代是文种名称，清代则只作为发布诏令的一种文体。

清代奏疏沿袭明制，使用奏本和题本，康熙年间又新增一种称为奏折，而奏本则在乾隆年间停止使用。明代官府往来文书下行文有札付、帖、照会、故牒等文种，上行文有咨呈、呈状、申状、牒呈、牒上等文种，平行文有咨、关、牒等文种。清代基本上沿袭明制，并且把明代下行文经常使用的牌文定为法定文种，中叶以后又增添程式比较简便的札文作为下行文种之一，把明代上行文使用的呈状简称为呈，把申状分为评文和验文二种。

华夏封建社会形成的文书程式，在称谓、用语等各方面都贯穿着等级制精神。据史书记载，秦、汉时期对文书程式已有规定。现存较完全的官方规定，有南宋宁宗嘉泰三年（1203）颁行的《庆元条法事类》所载的宋代文书程式和《明会典》所载的明代文书程式，但它们都是为一般官员规定，而不列诏令文书程式。明、清两代的文书程式基本相同，文字结构大体分为７个部分：文件责任者的官衔、姓名；②事由；③正文；④结束语；⑤受文者官府名称；行文年月日；⑦文种名称和文件责任者签押。明、清文书程式中上级官员对下级行文，为了表示权威，还实行标朱制度，即用红笔填写行文日期，在文中的关键字样上用红笔圈点勾勒，用以揭示下级注意。

扎西多吉的孙子听完周文兵的话，点了点头发现这本文书上面有一个乌红色的东西，不解的问道：“周叔叔，那这上面这个又是什么东西啊！”对于扎西多吉的孙子来说，只要是自己想知道的东西都会去问，只要是自己不明白的东西，也会去问，幸好遇到的是周文兵这些人，才会将自己知道的全部事情都告诉给扎西多吉的孙子听。

周文兵望了望文书上面这个标志，笑着说道：“印章是古代文书的重要组成部分，文件责任者在文书的某个部位钤盖印章，作为文件生效的标志。印章原称为？或作玺。文书钤盖印章，见于记载最早的是公元前6世纪春秋时期中叶，当时称为玺书。秦代规定玺作为皇帝印章的专称，用玉刻制。汉承秦制，皇帝、诸侯王、皇太后的印章称为玺，其余官员的印章称为印，或称为章。印章的字体秦代开始用小篆，以后历代官印都用小篆。文书盖印是文件生效的标志，所以一般诏令文书、奏疏和官府往来文书都盖有文件责任者的印章。

中国现存的古代文书以清代的为最多，有上千万件。明代的文书也有相当数量。此外，多年陆续出土的甲骨文、青铜器铭文、石刻文字以及战国、秦、汉的竹、木简，敦煌、吐鲁番等地发现的古代文书，都是极为珍贵的文化遗产，是研究中国古代文化的第一手资料。”